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关于收集2013年度部门立卷归档材料的通知

作者:admin 时间:2013-05-22 点击:2006

 

关于收集2013年度部门立卷归档材料的通知
 
各科室:
根椐学校档案馆通知要求,现收集资产管理处2013年度部门立卷归档材料,请各科室根椐《2013年度部门立卷归档明细表》中“归档内容”项所列材料,认真收集整理。
一、收集立卷归档材料范围:2012年1月1日至12月31日《2013年度部门立卷归档明细表》中“归档内容”项所列材料。
二、按照《资产管理处档案管理规定》要求认真收集整理。
三、为保证立卷归档材料按时移交学校档案馆,请务必于2013年6月7日前移交资产管理处档案管理员。不能按时移交材料的请写出书面说明。
 
附件:1、《2013年度部门立卷归档明细表》
2、《资产管理处档案管理规定》
                
 
                      资产管理处

                     2013年5月21日

 

附件1:         2013年度部门立卷归档明细表(SB11)

部门: 资产管理处                                                                     

序号
           
保管
期限
案卷数量(卷)
对应电子文件(件)
归档
时间
归档
时限
备 注
部门立卷人(签字)
档案馆
验收人
1
上级有关资产管理方面的文件
长期
 
 
 
2013年6月底前
 
 
 
2
资产管理规章制度
长期
 
 
 
 
3
资产管理工作计划、报告、总结、调查材料
长期
 
 
 
 
4
仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
长期
 
 
 
 
5
仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复
长期
 
 
 
 
6
有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
长期
 
 
 
 
7
反映重要职能活动的声像材料(照片、录音、录像等)(SX)
永久
 
 
 
 
8
有保存价值的实物(SW)
永久
 
 
 
 
9
其它有保存价值的材料
视内容
而定
 
 
 
 

部门分管领导(签字):
                 2013年度部门立卷归档明细表(SB12)
部门: 资产管理处                                                                     

序号
           
保管
期限
案卷数量(卷)
对应电子文件(件)
归档
时间
归档
时限
备 注
部门立卷人(签字)
档案馆
验收人
1
申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)
长期
 
 
 
验收完毕投入使用后2个月内
 
 
 
2
上级或主管领导批复和准购批示
长期
 
 
 
 
3
定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等
长期
 
 
 
 
4
进口设备过程中有关的技术商务文件
长期
 
 
 
 
5
开箱记录及装箱单
长期
 
 
 
 
6
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
长期
 
 
 
 
7
验收报告及文件材料
长期
 
 
 
 
8
索赔来往函件及结果文件
长期
 
 
 
 
9
设备说明书及全套随机文件材料
与设备共存
 
 
 
 

部门分管领导(签字):
               2013年度部门立卷归档明细表(SB12)
部门: 资产管理处                                                                  

序号
           
保管
期限
案卷数量(卷)
对应电子文件(件)
归档
时间
归档
时限
备注
部门立卷人(签字)
档案馆
验收人
10
使用、检修、故障事故记录(设备履历表)
与设备共存
 
 
 
验收完
毕投入
使用后
2个月内
 
 
 
11
重大事故的调查分析及处理意见
与设备共存
 
 
 
 
12
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备共存
 
 
 
 

部门分管领导(签字):
注:根据《高等学校档案工作规范》的规定,从申购设备到验收完毕过程中的管理性文件和技术文件,均由资产管理
处负责收集、积累,过程结束后移交档案部门;设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件的收集、积累并及时整理登记,移交资产管理处,由资产管理处一并归档。
 
 
 
 
 
 
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