关于收集2013年度部门立卷归档材料的通知
发布日期：2013-05-22
关于收集2013年度部门立卷归档材料的通知
各科室：
根椐学校档案馆通知要求，现收集资产管理处2013年度部门立卷归档材料，请各科室根椐《2013年度部门立卷归档明细表》中“归档内容”项所列材料，认真收集整理。
一、收集立卷归档材料范围：2012年1月1日至12月31日《2013年度部门立卷归档明细表》中“归档内容”项所列材料。
三、为保证立卷归档材料按时移交学校档案馆，请务必于2013年6月7日前移交资产管理处档案管理员。不能按时移交材料的请写出书面说明。
附件：1、《2013年度部门立卷归档明细表》
2、《资产管理处档案管理规定》
资产管理处
2013年5月21日
附件1: 2013年度部门立卷归档明细表(SB11)
部门： 资产管理处
| 序号 | 归 档 内 容 | 保管 期限 | 案卷数量（卷） | 对应电子文件（件） | 归档 时间 | 归档 时限 | 备 注 | 部门立卷人（签字） | 档案馆 验收人 |
| 1 | 上级有关资产管理方面的文件 | 长期 | | | | 2013年6月底前 | | | |
| 2 | 资产管理规章制度 | 长期 | | | | | |||
| 3 | 资产管理工作计划、报告、总结、调查材料 | 长期 | | | | | |||
| 4 | 仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 | 长期 | | | | | |||
| 5 | 仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复 | 长期 | | | | | |||
| 6 | 有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 | 长期 | | | | | |||
| 7 | 反映重要职能活动的声像材料（照片、录音、录像等）(SX) | 永久 | | | | | |||
| 8 | 有保存价值的实物(SW) | 永久 | | | | | |||
| 9 | 其它有保存价值的材料 | 视内容 而定 | | | | |
部门分管领导（签字）：
2013年度部门立卷归档明细表(SB12)
部门： 资产管理处
| 序号 | 归 档 内 容 | 保管 期限 | 案卷数量（卷） | 对应电子文件（件） | 归档 时间 | 归档 时限 | 备 注 | 部门立卷人（签字） | 档案馆 验收人 |
| 1 | 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） | 长期 | | | | 验收完毕投入使用后2个月内 | | | |
| 2 | 上级或主管领导批复和准购批示 | 长期 | | | | | |||
| 3 | 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 | 长期 | | | | | |||
| 4 | 进口设备过程中有关的技术商务文件 | 长期 | | | | | |||
| 5 | 开箱记录及装箱单 | 长期 | | | | | |||
| 6 | 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 | 长期 | | | | | |||
| 7 | 验收报告及文件材料 | 长期 | | | | | |||
| 8 | 索赔来往函件及结果文件 | 长期 | | | | | |||
| 9 | 设备说明书及全套随机文件材料 | 与设备共存 | | | | |
部门分管领导（签字）：
2013年度部门立卷归档明细表(SB12)
部门： 资产管理处
| 序号 | 归 档 内 容 | 保管 期限 | 案卷数量（卷） | 对应电子文件（件） | 归档 时间 | 归档 时限 | 备注 | 部门立卷人（签字） | 档案馆 验收人 |
| 10 | 使用、检修、故障事故记录（设备履历表） | 与设备共存 | | | | 验收完 毕投入 使用后 2个月内 | | | |
| 11 | 重大事故的调查分析及处理意见 | 与设备共存 | | | | | |||
| 12 | 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 | 与设备共存 | | | | |
部门分管领导（签字）：
注：根据《高等学校档案工作规范》的规定，从申购设备到验收完毕过程中的管理性文件和技术文件，均由资产管理
处负责收集、积累，过程结束后移交档案部门；设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件的收集、积累并及时整理登记，移交资产管理处，由资产管理处一并归档。
