1.项目立项
项目主管部门根据发展规划、实际需要和经费状况对项目进行论证并提出。前期要对采购项目搞好市场调研和技术论证，落实项目建设、安装地点，据实制定方案。切实做到完成项目资金不超预算，同时也要防止项目资金浪费。需要进行预审的采购项目，应提早准备，由项目主管部门按照学校有关规定报相关部门预审。
2.编报采购计划
项目主管部门要根据政府采购编制要求编报采购计划，采购计划应明确采购的品目编码、品目名称、数量、金额、时间安排、经费来源、预算、是否进口产品等。项目归口管理部门汇总、审核后，将项目采购计划及论证报告转送计划财务处和资产管理处。
3.编报政府采购预算
资产管理处会同计划财务处根据各部门、单位的立项情况及采购计划，集中编制每年的政府采购预算，并按上级主管部门要求上报政府采购预算。原则上年中不再追加政府采购预算，确需追加的政府采购预算由计划财务处、资产管理处按上级有关规定政策办理。
4.预算批复
省级财政主管部门按照相关程序对预算进行批复。
5.录入建议书上报政府采购计划
政府采购预算批复后，资产管理处根据审批立项的采购方案进行分类、整合，并按上级主管部门的要求，通过政府采购管理系统上报采购计划建议书。
6.建议书及政府采购计划待批
省级政府采购主管部门按照相关程序对建议书和政府采购计划进行审批。
7.项目技术参数论证
资产管理处组织项目主管部门参与省政府采购中心或社会招标代理机构组织的最终项目技术参数论证。项目主管部门按相关要求对所报采购项目的使用功能和产品性能指标及技术参数进行修改整理，并负责解答相关技术问题。
8.招标文件的制作及招标公告的发布
项目主管部门根据省政府采购中心或社会招标代理机构组织的论证情况，进一步修改技术参数，并于论证结束后3 个工作日内定稿签字确认。省政府采购中心或社会招标代理机构根据最终定稿的技术参数编制招标文件，经项目主管部门、资产管理处审核并签字确认后发布。
9.开标、评标
资产管理处及项目主管部门、监督部门派出代表参与招标代理机构组织的开标、评标工作。资产管理处根据采购项目实际情况选定用户代表参与采购项目的开标、评标、定标。
10.合同签订
中标公示结束后，根据中标通知书，资产管理处负责在《山东省政府采购管理交易系统》中录入并生成政府采购合同，项目主管部门（或项目负责人）负责在 7 个工作日内与中标供应商签订政府采购合同。
11.合同履行
项目主管部门（或项目负责人）具体负责监督中标供应商严格履行合同，完成建设任务。
12.项目验收
项目主管部门（或项目负责人）完成建设安装后自行初验，初验合格后再向资产管理处提出验收申请，资产管理处协调监察、审计及相关技术人员与项目主管部门（或项目负责人）共同组成验收小组，严格以合同规定及招投标文件为依据共同验收，并出具验收报告。工程类项目验收执行《山东理工大学基本建设管理办法》、《山东理工大学公共修缮工程管理办法》相关规定。
13.付款
验收合格后，中标供应商出具相关票据，项目主管部门(或项目负责人)负责履行签字手续，并负责按照《山东理工大学国有资产管理暂行办法》办理资产入库及资产交接手续，最终提交计划财务处支付资金。
由于政府采购时间周期长、申报程序多、政策时有变化等因素，且省教育厅只准年初编报一次政府采购预算，原则上年中不允许追加预算，请各部门、单位编报政府采购计划时尽量做到计划前瞻、周密、详尽、准确，以免出现年中无法追加预算、无法采购、影响使用的现象。
